שנה חדשה החלה, שנת קורונה נוספת לפנינו וזה הזמן להדק את הפעילות, למקד ולקדם.

זה הזמן לחשוב, למפות ולהטמיע יעדים/מדדים בארגון שילוו בתוכניות עבודה - אלו יכולים להיות יעדים כספיים, תפוקות ו/או יעדים אחרים אשר אותם הייתם רוצים לחרוט על דגלכם לשנת 2022.

יעדים ומדדים הם הדרך של הארגון לתרגם את השאיפות בכדי להגשים את האסטרטגיה של הארגון.

לצורך הטמעת תהליך יעדים בארגון עלינו לנתח את המצב הקיים, להבין את המצב הרצוי ולתכנן את הפעולות הרלוונטיות לצורך מימושם.

התוכנית תהיה מורכבת מ-3 שלבים עיקריים:

1. מיפוי ארגוני - ניתוח והבנת המצב הקיים בארגון ואיסוף נתונים רלוונטיים.
2. בניית תוכנית עבודה מוסדרת המתבססת על הכללים להטמעה נכונה.
3. ניתוח קשיים והתנגדויות עתידיות וביצוע פעולות שימור.

שלב ראשון: מיפוי ארגוני

1. סקירת תכניות עבודה של 2021 (רצוי אף 19-20) וניתוח עמידה בתוכניות העבודה
2. סקירת נתונים כספיים וניתוח תקציבים - חריגות/חוסרים
3. ניתוח מגמות בארגון - תפוקת עובדים, שימוש בתקציבים, ניצול משאבים, פעולות ותהליכים שבוצעו.

הפעולות שנבצע לצורך עמידה מלאה בשלב זה הן:

1. ישיבות ראשוניות עם הנהלת החברה לצורך סקירת תכניות עבודה שאושרו ע"י ההנהלה (רצוי 2-3 שנים קודמות: סקירת חזון, ערכים ותוכנית אסטרטגית).
       בחינת חוזקות וחולשות בארגון (לדעת הנהלת החברה), מיפוי שותפים אסטרטגיים בין המנהלים/עובדים וקביעת לוחות זמנים ומסגרת תקציב לפרויקט.
2. ישיבות מיפוי וניתוח עם מנהלי מחלקות/אגפים/חטיבות - בחינת תכניות העבודה, ניתוח הצלחות, ניתוח חוסרים ואתגרים, בחינת כ"א קיים, סיעור מוחות משותף לכלים להצלחה לשנה הבאה.

• לדוגמא: בבחינת עמידה בתוכניות קודמות, אם מנהל מלין כי הוא לא הצליח לעמוד בדרישות/יעדים עקב חוסר בכ"א, עלינו לבחון מספר תקנים. אם מנהל מלין על ירידה במדדי איכות עקב אוכלוסייה בעלת רמת שחיקה גבוהה, יש לבחון איך ואם ניתן לבצע פעולות (סדנאות, ימי עיון, הדרכות פנימיות/חיצוניות)לשיפור מדדי האיכות ו/או ניוד עובדים.

3. ניתוח מגמות בארגון ע"י קבלת מידע מכלל האגפים - כספים, שכר, שיווק, תפ"י (אם קיים) ועוד, לצורך קבלת המכלול המלא.
       מידע הינו דו"חות כספיים, ניתוח שכר עובדים (ממוצעי עלות שכר ותנאים ומגמות בשכר), פעולות שיווק פנים וחוץ ארגוניות כולל מטרות ותוצאות, קבלת מידע בגין איכות ביצוע).
4. השלב האחרון אך חשוב לא פחות הוא הבנת הנושא מזווית ראיית העובדים - מה תורם להם להצלחה בתפקיד, מה הקשיים, מה רמת השחיקה ועוד.
       ניתן לבצע ע"י קיום סקרים, פורום שולחן עגול ושיחות אישיות. הנ"ל יתרום לרתימת העובדים למהלכים עתידיים ויסייע בריכוך התנגדויות.

ושנייה לפני שמתחילים...

חשוב שנבין - מהי הטמעה יעילה?

הטמעה בארגון הינה תהליך מובנה הנועד להבטיח שינוי, תפיסה, התמקצעות או כל יוזמה אחרת לטובת שיפור הארגון.

לצורך הטמעה אפקטיבית יש לקיים זאת ע"י תהליך מוסדר וברור הכולל מספר שלבים:

1.מינוי אחראי פרויקט/תהליך מתחילתו - על האחראי הפרויקט להיות בעל סמכות, השפעה וראייה מערכתית.

2.שילוב חברי הארגון בתהליך כבר מתחילתו - הכללת מגוון אוכלוסיות הארגון בתהליך כבר מראשיתו בכלל השלבים (מנהלים/מנהלי ביניים ואנשי מפתח בשלב הראשון).

3.שיווק פנים ארגוני - שיווק התועלת של התהליך, בכדי לקדם את התועלת הפוטנציאלית משיתוף פעולה של העובדים עם התהליך.

4.אנשי "עוגן" (שותפים אסטרטגיים לפרויקט) - יש לזהות (לרוב בעזרת ההנהלה) ולטפח את גורמי המפתח, כלומר מובילי הדעה בארגון. יש להשקיע מאמץ שיווקי ממוקד מולם ולצרפם לתהליך.

5.תקשורת!! תקשורת!! תקשורת!! היעדר מידע זמין הוא אחד ממכשולי השינוי הגדולים ביותר, היות והדבר גורם להתפשטות שמועות וספקולציות. יש לפרסם ולקדם את תהליך השינוי ואבני דרך משמעותיות בו ברחבי הארגון באופן סדור ועקבי.

שלב שני: בניית התוכנית

בשלב זה נבנה תכנית מלאה אשר תהיה מחולקת למחלקות, תפקידים, יעדים (כמותיים או מדדיאיכות), לו"ז לביצוע ואחראי בקרה.

הפעולות שנבצע לצורך עמידה מלאה בשלב זה הן:

1. הגדרת אחראי פרויקט מכיוון שמדובר בתהליך חדש וחוצה ארגון. חשוב שמנכ"ל החברה ייתן את "חסותו" לפרויקט ברמת הבקרה והתקשורת הפנים ארגונית אך אחראי/ת הביצוע יכולים להיות מש"א/מכירות/סמנכ"ל תפעול ו/או כל מי שהפרויקט נוגע בו ישירות.
2. בניית תכנית כתובה (אקסל ו/או כל מערכת רלוונטית) - כל תכנית עבודה (לדעתי) חייבת להיות בנויה בטבלה מוסדרת המכילה את המחלקות הרלוונטיות, מדדי היעדים, לוחות זמנים לביצוע, אחראי ביצוע ואחראי בקרה.
       תהליך הבקרה צריך להיות משותף למנהלים אשר אחראים לבקרה ולצורך סיעור מוחות ואף יצירת "תחרות סמויה", אך ממודרת בפני יתר עובדים ו/או גורמים לא רלוונטיים.
       במידה וקיימים מדדים כמותיים חובה לצרף מפרט מסודר בנושא ובמידה וקיימים מדדים איכותניים רצוי לצמצם לאפשרויות של מלל קבוע ולהשאיר מקום להערות. כך ניתן יהיה לנתח ביתר קלות את התוצאות.
3. תקשור התוכנית ברמת כלל חברה - בשלב הראשון נשתף את כלל הגורמים אשר היו מעורבים בשלב המיפוי, שלב שני מנהלים ושותפים אסטרטגיים לפרויקט ולבסוף לכלל העובדים.
       נעשה זאת ע"י טיזרים, מיילים, ישיבות מיקוד, רשתות חברתיות (פנימיות) וכו'. נשתף בעיקרי התוכנית, הרציונל והתועלת.
4. מעקב/בקרה ניתן לקיים ישיבה חודשית/רבעונית/חצי שנתית/שנתית. מומלץ בתהליך ראשוני לקבוע בתחילה לו"ז צפוף לבקרה ואז לרווח במידת האפשר.
       בישיבות אלו ננתח את התקדמות התהליך, נציף ריקושטים מהשטח, נציף אתגרים שהתקשינו להתמודד איתם ובמידת הצורך נבצע התאמות. 

ניתן לחבר את כלל הארגון למערכת אחת כלל ארגונית שבה נוכל לנהל את תהליכי הבקרה וניהול כלל הפרויקט באופן משותף עם הגורמים הרלוונטיים וזה יקל על הבקרות השוטפות ועל השקיפות של התהליך וכמובן שיקל על התקשורת.

*** מטרת תכנית עבודה היא להיות מאתגרת, שאפתנית אך עם זאת- ישימה!

שלב שלישי:

שלב זה הינו אקוטי לצורך בחינת הטמעת התוכנית ושימור לטווח ארוך.

כחלק מתקשור והטמעת התוכנית אנו נתמודד עם ריקושטים והתנגדויות אשר חשוב שנתייחס לכלאחד ואחת מהן, לפי חלוקה של טיפול מיידי ולטווח ארוך.

1. טיפול מיידי - טיפול בריקושטים לוגיסטיים כגון: חוסרים בציוד, חוסר בכ"א, לוחות זמנים לא ישימים ועוד'. נטפל בזאת בעזרת מנהלים ישירים ובעזרת הפונקציות הרלוונטיות (מש"א, רכש ועוד) על מנת להסיר מכשולים פתירים ולשקף לעובדים את מידת החשיבות שהנהלת החברה רואה בתהליך זה.
2. טיפול לטווח ארוך - התנגדויות פרסונאליות, קושי בהבנת/הסכמה ליעדים שנקבעו, שחיקה שעולה מעמידה ביעדים (בד"כ לאחר מספר חודשים ישנה ירידה במוטיבציה ו"עייפות" מניסיון להגיע ליעד). בקשיים אלו החברה תצטרך לטפל באופן שונה ומתמשך. קבוצות בקרה ומיקוד, משובים, תגמולים, תהליכי עובד מצטיין ועוד.
3. שימור - במידה ומבצעים את הטיפול לטווח קצר וטווח ארוך הנ"ל יסייע באופן אוטומטי בשימור התהליך וכפועל יוצא בשימור עובדים. עובדים משתפים פעולה ונשארים בארגון בו הם מרגישים מוערכים, מקבלים מענה, מרגישים מחוברות לארגון ושותפים פעילים.     

‍

***ושוב, הדבר החשוב ביותר - תקשורת!! תקשורת!! תקשורת!! יש להמשיך ולשווק את הנושא -לתקשר את הצעדים לעובדי החברה ואת חשיבות התהליך.

הכנסת תהליך חדש/שינוי בארגון הינו מהלך אשר יש להתכונן אליו בצורה משמעותית - לאסוף נתונים, לנתח מגמות, להבין את הממשקים, האתגרים, להתוות דרך פעולה ולהיות קשוב לאתגרים ולריקושטים.

חשוב לזכור שההטמעה היא חד פעמית! התהליך חייב להיות משווק ומתוקשר ויש להתמודד במידי עם הריקושטים שעולים ולתת להם מענה לצורך ביסוס הטמעה יעילה.

ודבר אחרון...יעדים הם נגזרת של האסטרטגיה, חזון וערכים. על כן, חשוב שהם יהיו ברורים וידועים לכל טרם תחילת התהליך.