תוכנית הדרכות שנתית יכולה להיות פיל ורוד ומאיים שנשאר לעמוד בחדר. או... שאפשר ללמוד לבנות אותה ביעילות ובקלות. סוף השנה מתקרב וזה הזמן להתחיל בבניית תקציבים ותוכניות עבודה, אחת התוכניות החשובות בכל ארגון היא תוכנית הדרכות המהווה כלי יעיל למחוברות העובדים לארגון, להטמעת תרבות ארגונית ודואגת לרווחתם

המקצועית והאישית של העובדים שלנו.

השנה עלינו להיות דינמיים יותר ולבנות את התוכנית בצורה המותאמת להלך הרוח ולמגבלות הקורונה. על כן, נבנה מראש את התוכנית בצורה מעט שונה. לרוב, על בסיס השתתפות וירטואלית ואף נכניס הדרכות שיתמכו בשחיקה הנפשית של העובדים בתקופה מורכבת זו.

אספתי עבורכם את שלושת השלבים שהם מבחינתי המתכון המנצח לבניית תוכנית הדרכות פשוטה ויעילה.

שלב ראשון – מיפוי

מטרת המיפוי הינה לשקף תמונה מצב עכשווית של הארגון בכלל התחומים - כספי, מבני, הווייתי ועוד. כשאנו מבצעים מיפוי עבור תוכנית הדרכות אנו ממפים את המצב הנוכחי (הצרכים) אך מתבססים גם על שנים קודמות וכמובן על האסטרטגיה והיעדים של השנה הבאה - מצוי מול רצוי.

אז איך עורכים מיפוי? עלינו לנתח תוכניות הדרכה של שנים קודמות - אילו הדרכות עבר כל עובד, מה הייתה מידת שביעות הרצון של העובדים והמנהלים, כיצד תרמו ההדרכות לארגון ולעובד, עלויות ועוד. לאחר מכן, עלינו להבין מהם הצרכים של הארגון לאותה שנה? מהי האסטרטגיה? מהם אילוצי השוק? כמובן, שעלינו לשים לב למגבלות הקורונה.

דבר נוסף שיש להביא בחשבון, זה מה היא אוכלוסיית היעד שלנו? ישנן הדרכות קולקטיביות, מחלקתיות, צוותיות ואישיות ולכל אחת מהן מטרה משלה. ובפועל? ניתן להעביר סקרים לעובדים ולהנהלה, לנתח רמת שביעות רצון של שנים קודמות, לבדוק את רמת התפקוד (ניתן לעשות זאת דרך ניתוח הערכות עובדים)איך ואם זה סייע לקדם את העובדים וכמובן בדיקת יעדים שנתיים מול ההנהלה.

בשלב השני - בדיקת ה-MUST

לארגונים רבים יש התחייבויות רגולטוריות אודות הדרכות שהם מחויבים לבצע - בטיחות, מניעת הטרדה מינית בארגון ועוד, התחייבויות אלו צריכות להיות מעוגנות בתוכנית בדרך קבע. בשלב זה נדאג להגדיר את סגנון כל הדרכה בהתאם לאוכלוסיית היעד, הדרכות זום, פרונטאליות,פרטניות, צוותיות.

שלב שלישי – גיבוש הנושאים

נתחיל לגבש את כלל נושאי ההדרכות והתכנים שיועברו בהתאמה לממצאי המיפוי שערכנו. השנה כדאי לקחת בחשבון את אילוצי הקורונה והסגר ולבנות תוכנית שתכלול לוחות זמנים גמישים יותר ותתמוך במחוברות הארגונית ובקידום אישי של העובדים אשר חלקם עובדים מהבית. זאת מתוך מטרה לשמר מוטיבציה, מחוברות ואף לאפשר לעובדים להמשיך ולקדם את עצמם בתוך המערכת.

כפי שאנו יודעים ימים אלו מביאים עימם אתגרים אישיים רבים ורצוי מאוד לתת לזה ביטוי גם בתוכנית ההדרכות. לדוגמא: במידה ומתוך מיפוי הארגון אנו למדים כי יש אוכלוסייה רבה של הורים לילדים צעירים, נכניס הדרכות/הרצאות בנושא הורות בזמן סגר, התמודדות עם קשיים רגשיים של ילדים ועוד.

כדאי לשקול להכניס גם תכנים שלהתנהלות כלכלית בתקופות משבר, כלכלת משפחה ו/או כל תוכן שיוכל לסייע גם לעובדים אשר נמצאים בחל"ת.

דבר אחרון שכדאי להכניס אלו הדרכות אשר נותנות כלים להתמודדות אישית כגון חוסן, התמודדות במצבי משבר, לחץ ושחיקה ועוד.

חשוב לזכור - אחרי כל הדרכה יש לבצע הערכה: שביעות רצון מהתכנים, אפקטיביות, שביעות רצון מהמנחים/מדריכים, עלות מול תועלת, נוחות הפורמט ועוד. כך נוכל להמשיך ולשפר תוך כדי השנה וכמובן יסייע להבין את שביעות הרצון מההדרכות שהתבצעו במיפוי לשנה הבאה.

אז אחרי שמיפינו, חילקנו ובנינו תכנים והדרכות בהתאמה לצורכי הארגון והעובדים, אישרנו תקציב... עכשיו... אפשר לצאת לדרך!